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kifékoi : Qui fait quoi (clin d'œil)

Tu trouveras ici des explications sur la gestion des outils informatique de la Communauté AM. Les processus de décision, de mise en application, une présentation des équipes, les différentes entités impactées et les relations entre chacune d'elle.

 


Les équipes Gadz.org

  Les bénévoles ont pour mission de développer et maintenir l’ensemble des services proposés par l’association, et se répartissent en quatre équipes : “Infrastructure”, “Développement”, “Support” et “Communication”. Chaque équipe est sous la responsabilité d’un membre de l’association, qui répartit les tâches entre les membres de son équipe et assure le suivi des projets.

L’équipe Gadz.org est donc divisée en quatre équipes qui se répartissent les missions et demandes des utilisateurs. Néanmoins, les projets menés sont réalisés en collaboration étroite avec les autres entités, et il peut arriver, sur des points particuliers, qu’un membre de l’équipe “Développement” ou “Infrastructure”, assure ponctuellement des travaux de support ou de communication.


 

 

  • L'équipe Communication

L’équipe “Communication” est en charge de la gestion des outils utiles à la communication au sein de la communauté. Elle publie sur différents sites de l’association, à l’aide du CMS “Pmwiki”, des informations relatives aux actualités et événements organisés. Elle rédige et envoie les lettres d’informations de type newletter, et gère la promotion des événements via les principaux réseaux sociaux existants tels que Facebook ou Twitter.

Elle fournit par ailleurs des tutoriels de prise en main des nouveaux services mis à disposition des utilisateurs par les équipes techniques.

L’équipe “Communication” analyse également les statistiques de fréquentation des sites internet de la communauté, et prodigue aux responsables des sites qu’elle n’administre pas elle-même différents conseils dans le but d’augmenter leur visibilité.


 

  • L'équipe Support 

Interface entre l’association et l’ensemble des utilisateurs des services, l’équipe “Support” a pour mission de répondre aux demandes formulées par ces derniers. Elle prend ainsi en charge la résolution des problèmes d’accès au portail, de redirections d’email, mais traite également les demandes de modifications des informations de l’utilisateur (par exemple le changement de nom...).

Elle transmet également aux équipes “Infrastructure” et “Développement” les incidents techniques remontés par les utilisateurs.

Le suivi des demandes, et l’attribution éventuelle de tickets d’incidents aux autres équipes techniques est assuré à l’aide du logiciel à usage professionel “Jira”.


  • L'équipe Développement

A l’écoute des besoins exprimés par l’ensemble des membres de l’association, cette équipe rédige le cahier des charges de chacun des services à mettre en place, et développe les outils mis à disposition des utilisateurs. C’est cette équipe qui est en charge de l’évolution des projets informatiques et de l’amélioration des outils existants afin de répondre aux demandes formulées par les différents acteurs de l’association.


  • L'équipe Infrastructure

L’équipe “Infrastructure” a pour mission la maintenance des serveurs hébergeant les applications. Elle réalise la mise en production des outils fournis par l’équipe “Développement”, et assure la supervision de l’état des équipements du système d’information afin de garantir un haut niveau de disponibilité des services.
 


  • Présentation des bénévoles et permanents de Gadz.org

 Découvre toute l'équipe de bénévoles de Gadz.org, avec leurs roles et comment les contacter !


 

 

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(attention, profils uniquement visibles pour les personnes connectées) 



 


Les processus de gestion des SI Gadz.org

COSI : Comité d'Orientation des Systèmes d'Information

Objectifs

Il s’agit de mettre à jour tous les ans le schéma directeur informatique selon un processus établi. Le comité doit formellement en valider le contenu et permettre de dégager les budgets annuels afférents.

Le Schéma Directeur ainsi formalisé permet d’instituer une stabilité des décisions prises et une visibilité sur les projets et engagements de chacun.

Périodicité des instances

  • Un COSI annuel pour valider la mise à jour du Schéma Directeur Informatique et décider du budget annuel qui en découle.

  • 3 comités trimestriels pour effectuer le suivi des projets décidés et contribuer à la résolution des problèmes rencontrés.

  • Des réunions mensuelles pour permettre aux projets d’exposer leur avancement et de passer formellement les étapes du référentiel de projet que sont : l’étude d’opportunité, l’étude préalable, la réalisation, la production.

Participants au COSI annuel

Sont présents au COSI les présidents de la Soce, de la Fondation AM et de l'Union des élèves, ou leurs représentants (par exemple le DSI pour le président de la Soce, ou le Zi Info UE pour le président de l'UE). Ces 3 personnes forment le décisionnel du COSI : un projet ne peut être validé que si les 3 se prononcent à l'unanimité en sa faveur.

Sont également présentes les personnes responsables des sujets traités et sont également invitées toute personne pouvant avoir un avis pertinent sur les sujets à l'ordre du jour

Travail préparatoire du COSI annuel :

Tous les ans le schéma directeur fait l’objet d’une revue détaillée de telle façon à l’ajuster à la stratégie des entités de la communauté.

La revue s’effectue en 4 phases préalables à la réunion COSI annuelle de validation formelle du Schéma Directeur :

  1. Point de veille  : nouveaux risques, nouveaux usages, sites web à la mode, interfaces de demain... Ce point de veille est préparé par la Strass Gadz.org.

  2. Un bilan des projets de l’année écoulée et un recensement des besoins par les différents commanditaires (la liste des commanditaires par domaine fonctionnel est proposée en annexe). Cette phase préparatoire s’effectue sous la responsabilité du DSI.

  3. Analyse par le DSI et par l'équipe Gadz.org des évolutions possibles en fonction de la faisabilité, le budget, les opportunités, les risques...

  4. Restitution aux commanditaires des évolutions proposées, des moyens financiers associés et du calendrier des actions sur trois ans.

  5. et enfin une présentation du Schéma Directeur au COSI.

 

De cette façon, l’ensemble des points potentiels de désaccords et l’ensemble des opportunités auront pu être identifiés préalablement à la réunion de validation du Schéma Directeur en COSI. Ce COSI a un rôle d’arbitrage final en cas de divergences résiduelles.


TGO : Taps Gadz.org

Organisé deux fois par an, le TGO est une réunion entre tous les bénévoles et permanents de la SOCE. Se déroulant une fois a Paris et une fois en centre de province, il est l'occasion pour tous les bénévoles d'échanger "in real life" sur les projets, sur leurs travaux. Plusieurs formations sont également proposées toujours dans le but d'augmenter les compétences de chacun.


Ces réunions se sont aussi ouvertes a tout camarade souhaitant s'instruire sur nos services informatiques. La bonne ambiance y est de mise, c'est aussi l'occasion de passer un moment fraternel entre gnasseurs, autour d'un bonne table et d'un bon verre.

 

 

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